De la vente Shopify au back-office Sellsy
Laissez Shopify gérer la vente en ligne tandis que Sellsy porte le suivi administratif et financier qui en découle. Synchron peut transformer les commandes Shopify éligibles en factures Sellsy, créer les avoirs correspondant aux remboursements, relier les clients et documents entre les deux systèmes et utiliser le stock Sellsy pour maintenir la disponibilité Shopify à jour.
Une vente, un parcours back-office connecté
Une vente e-commerce ne s’arrête pas lorsque Shopify indique que la commande est payée. La finance peut encore avoir besoin d’une fiche client, d’une facture, d’un règlement ou d’un bon de livraison ; un remboursement ultérieur peut nécessiter un avoir ; et le stock peut être piloté depuis le back-office plutôt que depuis la boutique. Synchron relie ces différentes étapes afin que Shopify et Sellsy conservent chacun le rôle qui correspond le mieux à votre organisation.
De la commande payée à la facture, puis au remboursement et au stock, gardez chaque étape connectée au back-office qui doit la gérer.
Workflows disponibles
Synchron transforme les ventes et remboursements Shopify en documents Sellsy, tandis que le stock peut circuler dans l’autre sens lorsque Sellsy est votre référence pour les quantités disponibles.
Transformez les commandes Shopify éligibles en factures Sellsy en reprenant les coordonnées client, les lignes produits, les prix, les taxes et la livraison. La validation, l’enregistrement des règlements et les documents Sellsy complémentaires restent des choix distincts au sein du même processus de vente.
Créez des avoirs Sellsy à partir des remboursements Shopify complets ou partiels, en retrouvant le client, les produits et la facture d’origine lorsque cela est possible. La finance peut contrôler les avoirs en brouillon, avec des liens facultatifs vers les documents depuis la commande Shopify.
Utilisez les mouvements de stock Sellsy pour mettre à jour chaque heure le stock de l’emplacement Shopify défini. Gardez une seule référence opérationnelle pour les quantités et réduisez les mises à jour manuelles dans la boutique.
Fonctionnement
L’intégration relie les événements importants après l’achat : la vente d’origine, les documents dont la finance a besoin, les éventuels remboursements et le stock disponible pour les prochaines commandes.
Shopify reste la source de la vente e-commerce, avec les informations client, produits, livraison, prix et paiement recueillies au moment de la commande.
Synchron réutilise ces informations pour créer la facture Sellsy correspondante et l’associer au bon client, sans demander au back-office de ressaisir la vente.
Validation de la facture, enregistrement du règlement, bons de livraison et autres documents Sellsy peuvent suivre le niveau d’automatisation qui convient à votre organisation.
Si Shopify enregistre un remboursement, Sellsy peut recevoir l’avoir correspondant ; si Sellsy pilote le stock, ses mouvements peuvent mettre à jour la disponibilité affichée dans Shopify.
Suivi actif et visibilité opérationnelle
Factures et avoirs sont des documents de gestion importants : un transfert manqué ne doit pas rester invisible. Synchron permet de suivre les échanges entre Shopify et Sellsy afin de savoir si une vente, un remboursement ou une variation de stock a bien atteint le système qui doit prendre le relais.
Conservez une trace visible lorsqu’une vente Shopify devient un document Sellsy au lieu de supposer que la facture a bien été créée.
Vérifiez qu’un remboursement Shopify a bien généré l’activité d’avoir attendue dans Sellsy avant la clôture comptable ou avant que le service client considère le dossier comme terminé.
Lorsqu’un mouvement de stock Sellsy ne produit pas la disponibilité Shopify attendue, votre équipe dispose d’un historique opérationnel clair pour comprendre ce qui s’est passé.
Pourquoi Synchron.io
Shopify facilite la vente en ligne. Sellsy offre à la finance et aux opérations un environnement structuré pour gérer les documents, les clients et le stock. Synchron permet à chaque système de conserver son rôle tout en supprimant les ressaisies et les transferts manuels entre les deux.
Réutilisez dans Sellsy les informations déjà présentes dans Shopify au lieu de demander à la finance de reconstruire chaque vente à partir de zéro.
Reliez les remboursements Shopify aux avoirs Sellsy afin que l’après-vente ne s’arrête pas à la boutique e-commerce.
Choisissez jusqu’où automatiser le cycle de vie des documents tout en conservant les étapes de contrôle et de validation exigées par votre organisation.
Laissez Sellsy piloter la disponibilité Shopify lorsque le stock est géré par votre entrepôt ou votre back-office plutôt que directement depuis la boutique.
La visibilité opérationnelle aide vos équipes à comprendre ce qui a bien circulé et ce qui nécessite encore une intervention sur les commandes, remboursements et mouvements de stock.
Une facturation automatisée utile commence par une vente que votre équipe finance peut identifier. Définissez quelles commandes doivent entrer dans Sellsy et comment y représenter les clients, les produits et les frais de livraison.
Par défaut, l’import retient les commandes Shopify payées et ouvertes, quel que soit leur état de traitement logistique. Les filtres de paiement, de commande, de traitement et de devise permettent d’adapter la facturation à votre processus de vente.
Le flux de commandes peut retrouver ou créer les clients Sellsy à partir des informations de facturation et de livraison Shopify. L’ajout de l’adresse de livraison à la fiche Sellsy est une option distincte, utile lorsque le back-office prépare aussi les bons de livraison.
Des références SKU cohérentes permettent d’identifier les mêmes produits dans Shopify et Sellsy. Les modes de livraison doivent également correspondre au bon article ou service Sellsy, y compris lorsqu’un remboursement porte sur les frais de port.
L’import reprend les quantités, prix, taxes et données de livraison Shopify. Le traitement des montants hors taxes et les ajustements d’arrondi sont configurables : la finance doit donc vérifier des totaux représentatifs avant de modifier ces règles.
Les trois flux suivent des rythmes différents. La finance, le service client et la logistique peuvent organiser leurs contrôles de factures, de remboursements et de stock autour du prochain traitement planifié.
Le flux recherche les commandes Shopify éligibles des 3 dernières heures et crée les factures Sellsy. L’import manuel permet de tester certaines commandes, de reprendre des ventes plus anciennes ou de retraiter une commande après correction.
Le flux examine les commandes Shopify remboursées ou partiellement remboursées des 2 dernières heures. L’import manuel aide à contrôler un remboursement précis ou à reprendre un historique sans dépendre uniquement de cette fenêtre.
Le flux de stock examine les mouvements Sellsy de la dernière heure et met à jour l’emplacement Shopify défini. Une variation peut donc mettre du temps à apparaître dans la boutique ; ce flux est distinct des imports de commandes et de remboursements.
Les mêmes trois flux servent plusieurs équipes sans leur imposer un outil unique. Choisissez les contrôles documentaires et la source de stock qui correspondent à votre organisation quotidienne.
Un marchand peut préparer les factures Sellsy à partir de commandes Shopify payées, puis activer la validation automatique ou l’enregistrement des règlements lorsque son processus le prévoit. La finance réduit la ressaisie tout en gardant ses points de contrôle.
Le service client traite le remboursement dans Shopify et la finance vérifie l’avoir Sellsy correspondant. Les liens facultatifs sur la commande Shopify permettent de retrouver le document financier sans solliciter à nouveau le back-office.
Lorsque l’entrepôt gère les réceptions et corrections dans Sellsy, le flux horaire met à jour l’emplacement Shopify choisi. Les équipes évitent de maintenir deux quantités indépendantes, tout en tenant compte du délai entre deux mises à jour.
La bonne automatisation ne consiste pas forcément à tout créer et valider immédiatement. Certaines équipes souhaitent contrôler les premiers documents, d’autres automatiser davantage. Synchron permet de faire entrer la commande Shopify dans Sellsy tout en conservant les étapes de vérification, de validation et de règlement adaptées à votre organisation comptable.
Gardez les nouveaux documents dans un état permettant à votre équipe finance de les vérifier avant qu’ils ne soient définitivement intégrés à votre processus de facturation.
Pour des ventes e-commerce prévisibles, l’intégration peut aller plus loin et réduire l’étape manuelle entre la création de la facture Sellsy et sa validation.
Lorsque votre processus financier le prévoit, une commande Shopify déjà payée peut également créer le règlement correspondant dans Sellsy afin que la facture n’y reste pas artificiellement impayée.
Si votre organisation s’appuie sur des bons de livraison ou d’autres documents Sellsy, ils peuvent être intégrés au même workflow commande → facture au lieu de nécessiter une nouvelle saisie manuelle.
Les remboursements sont souvent le moment où les données e-commerce et comptables commencent à diverger. Le service client peut rembourser une commande dans Shopify, mais la finance a toujours besoin d’un document qui corrige la vente d’origine dans Sellsy.
Lorsque la commande Shopify a déjà créé une facture Sellsy, le remboursement peut générer l’avoir correspondant en restant rattaché au même client et à la vente concernée.
Un remboursement n’annule pas forcément toute la commande. L’avoir Sellsy peut refléter uniquement la partie de la vente Shopify qui a réellement été remboursée.
La création d’un avoir peut suivre un processus avec validation avant finalisation plutôt que de transformer automatiquement chaque remboursement e-commerce en document définitif.
Centraliser les documents financiers dans Sellsy ne doit pas les rendre invisibles aux équipes qui continuent à travailler dans Shopify. Lorsque c’est utile, la connexion peut laisser un accès direct au document Sellsy correspondant afin que le service client et les opérations retrouvent rapidement l’information financière liée à la commande.
Donnez aux équipes qui travaillent dans Shopify un accès plus direct à la facture Sellsy créée à partir de cette commande.
Lorsqu’un remboursement génère un avoir Sellsy, ce document peut rester facilement accessible depuis le contexte de la commande utilisé par le service client.
Service client, opérations et finance peuvent continuer à travailler dans l’outil adapté à leur rôle tout en suivant le même événement commercial d’un système à l’autre.
Tous les marchands Shopify ne souhaitent pas gérer le stock depuis la boutique. Lorsque les réceptions, réservations, ajustements et corrections sont enregistrés dans Sellsy, Shopify peut suivre cette quantité opérationnelle au lieu de maintenir un stock indépendant.
Utilisez Sellsy comme référence lorsque c’est dans cet outil que votre équipe gère réellement la disponibilité des produits.
Les quantités reçues, vendues, réservées ou corrigées dans Sellsy peuvent mettre à jour le stock présenté aux clients dans Shopify.
Une source de référence claire évite les écarts créés lorsque les équipes finance, logistique et e-commerce maintiennent chacune des quantités différentes pour les mêmes produits.
FAQ sur les intégrations
Voici les principales questions à considérer lorsque Shopify gère la vente e-commerce mais que Sellsy porte les documents, les contrôles financiers et le stock qui en découlent.
Votre processus Sellsy comporte des étapes supplémentaires ?
Dites-nous comment votre équipe valide les factures, enregistre les règlements, crée les documents de livraison et gère le stock. Nous pourrons adapter la connexion Shopify à ce fonctionnement tout en laissant la finance garder le niveau de contrôle dont elle a besoin.
Oui. Synchron peut transformer les commandes Shopify éligibles en factures Sellsy en réutilisant les informations client, produits, prix, taxes et livraison déjà présentes dans la vente e-commerce.
Non. La validation automatique des factures est désactivée par défaut : la finance peut contrôler les brouillons avant validation. Activez cette étape lorsqu’elle correspond à votre processus ; l’enregistrement des règlements et les documents Sellsy complémentaires sont des options distinctes.
Oui. Des étapes facultatives permettent d’enregistrer un règlement Sellsy pour une vente déjà payée dans Shopify, de créer des bons de livraison et d’ajouter un document de commande Sellsy distinct de la facture. Choisissez chaque étape selon le travail de la finance et des opérations.
Oui. Les remboursements Shopify complets ou partiels peuvent être transformés en avoirs Sellsy afin que le dossier financier reflète correctement le remboursement effectué côté e-commerce.
Oui. Le workflow de remboursement peut créer l’avoir dans un état permettant à votre équipe finance de le vérifier avant de poursuivre le cycle de validation du document.
Oui. Lorsque cela est utile, un lien vers la facture ou l’avoir Sellsy peut être enregistré sur la commande Shopify afin que le service client et les opérations passent directement de la commande e-commerce au document correspondant dans le back-office.
Oui. Lorsque Sellsy est la référence pour le stock, les mouvements gérés dans le back-office peuvent mettre à jour l’emplacement Shopify utilisé pour la disponibilité e-commerce.
Par défaut, les commandes payées et ouvertes sont sélectionnées, sans restriction sur leur état de traitement logistique. Les filtres de paiement, de commande, de traitement et de devise peuvent être adaptés au moment où votre équipe souhaite créer la facture Sellsy.
Oui. Le flux de commandes peut retrouver ou créer les clients Sellsy à partir des informations de facturation et de livraison Shopify. L’ajout de l’adresse de livraison à la fiche Sellsy est facultatif ; vérifiez la correspondance client avec des commandes représentatives lors du paramétrage.
Des références SKU cohérentes sont essentielles pour identifier le même produit dans les deux systèmes. Si un produit ne peut pas être rapproché, corrigez ses informations et contrôlez le document concerné avant de retraiter la commande ou le remboursement.
Le traitement des frais de port remboursés dépend de la correspondance entre le mode de livraison Shopify et l’article ou le service Sellsy approprié. Testez un remboursement incluant la livraison pour vérifier que l’avoir utilise la bonne référence.
Les traitements sont planifiés : commandes toutes les 15 minutes sur les 3 dernières heures, remboursements toutes les 30 minutes sur les 2 dernières heures et mouvements de stock Sellsy toutes les heures sur la dernière heure. Les changements éligibles sont traités lors d’une exécution suivante.
Le flux met à jour un emplacement Shopify défini. Identifiez celui qui représente le stock e-commerce et conservez Sellsy comme référence pour ce flux. Une gestion multi-emplacements nécessite des règles propres, sans supposer que les quantités sont automatiquement additionnées.
Oui. Les imports manuels de commandes et de remboursements permettent de tester des cas précis, de reprendre des données et de retraiter des opérations après correction. Vérifiez les clients, lignes produits, frais de port et totaux dans Sellsy avant d’étendre l’automatisation.
Prévoyez les accès aux deux comptes avec les droits nécessaires, le module Facturation Sellsy actif pour les factures et avoirs, des SKU cohérents et les correspondances de livraison. Définissez qui valide les documents, si les règlements sont enregistrés et quel emplacement Shopify reçoit le stock Sellsy.
Synchron fournit une visibilité opérationnelle sur les transferts commande → facture, les remboursements et avoirs ainsi que la synchronisation du stock afin que votre équipe sache ce qui a circulé entre les systèmes et puisse analyser les cas qui nécessitent une intervention.
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Dites-nous comment votre équipe gère aujourd’hui les factures, les règlements, les remboursements, les documents de livraison et le stock. Nous pouvons adapter la connexion aux contrôles financiers et aux responsabilités opérationnelles que vous souhaitez conserver dans chaque système.
