Dalla vendita Shopify al back office Sellsy
Shopify gestisce la vendita online, Sellsy i documenti e le attività amministrative che la seguono. Synchron trasforma gli ordini idonei in fatture, crea note di credito dai rimborsi e collega clienti e documenti tra i due sistemi. Quando le scorte sono gestite in Sellsy, i movimenti di magazzino aggiornano le quantità mostrate in Shopify.
Una vendita, un percorso amministrativo collegato
Una vendita ecommerce non termina quando l’ordine risulta pagato in Shopify. L’amministrazione può avere bisogno di un’anagrafica cliente, una fattura, un pagamento registrato o un documento di consegna. Un rimborso successivo può richiedere una nota di credito, mentre le scorte possono essere gestite in Sellsy. Synchron collega questi passaggi mantenendo chiaro il ruolo di ciascun sistema.
Dall’ordine pagato alla fattura, al rimborso e alle scorte: collega il negozio all’amministrazione che segue ogni vendita
Workflow disponibili
Le vendite e i rimborsi Shopify diventano documenti Sellsy; le scorte viaggiano nella direzione opposta quando sono gestite in Sellsy.
Trasforma gli ordini Shopify idonei in fatture Sellsy con dati cliente, righe prodotto, prezzi, imposte e spese di spedizione. La convalida, la registrazione dei pagamenti e i documenti Sellsy aggiuntivi restano scelte separate nello stesso processo di vendita.
Crea note di credito Sellsy dai rimborsi Shopify totali o parziali, associandoli al cliente, ai prodotti e alla fattura originale quando possibile. Il team amministrativo può verificare le bozze e aggiungere nell’ordine Shopify i collegamenti ai documenti.
Usa i movimenti di magazzino Sellsy per aggiornare ogni ora le scorte della sede Shopify configurata. Mantieni un unico riferimento per le quantità e riduci gli aggiornamenti manuali nel negozio.
Come funziona
Il collegamento segue la vendita iniziale, i documenti amministrativi, gli eventuali rimborsi e le scorte destinate agli ordini successivi.
Shopify resta la fonte dell’ordine ecommerce, con i dati cliente, i prodotti, la spedizione, i prezzi e il pagamento raccolti al checkout.
Synchron usa i dati della vendita per creare la fattura Sellsy e associarla al cliente, evitando all’amministrazione di reinserire l’ordine.
Convalida della fattura, registrazione del pagamento e creazione dei documenti di consegna seguono il livello di automazione scelto dal team.
Un rimborso Shopify può generare la relativa nota di credito Sellsy. Quando Sellsy gestisce le scorte, i movimenti di magazzino aggiornano le quantità della sede Shopify configurata.
Monitoraggio attivo e visibilità operativa
Una fattura o una nota di credito che non arriva richiede attenzione. Synchron rende visibili gli scambi, così il team può verificare se una vendita, un rimborso o un movimento di magazzino ha raggiunto il sistema previsto.
Controlla l’attività che trasforma la vendita Shopify in documento Sellsy, senza dare per scontato che la fattura sia stata creata.
Verifica che il rimborso Shopify abbia generato l’attività prevista per la nota di credito Sellsy prima di considerare conclusa la pratica.
Se un movimento Sellsy non produce la quantità Shopify attesa, consulta l’attività dell’integrazione per avviare la verifica.
Perché Synchron.io
Shopify semplifica la vendita, Sellsy organizza documenti, clienti e scorte. Synchron collega i due sistemi e riduce le attività ripetitive, lasciando a ciascun team il proprio strumento di lavoro.
Riutilizza in Sellsy i dati già raccolti in Shopify, evitando di ricostruire ogni vendita da zero.
Collega i rimborsi Shopify alle note di credito Sellsy, così l’attività di assistenza prosegue anche nei documenti.
Scegli quanto automatizzare, conservando le verifiche e la convalida previste dalla tua organizzazione.
Lascia che Sellsy aggiorni le quantità Shopify quando il magazzino gestisce lì le scorte.
Segui ordini, rimborsi e movimenti di magazzino per individuare le operazioni che richiedono attenzione.
Una fatturazione automatizzata utile parte da una vendita che il team amministrativo può riconoscere. Definisci quali ordini devono entrare in Sellsy e come rappresentare clienti, prodotti e spese di spedizione.
Per impostazione predefinita vengono importati gli ordini Shopify pagati e aperti, indipendentemente dallo stato di evasione. I filtri su pagamento, ordine, evasione e valuta permettono di adattare la fatturazione al processo commerciale.
Il flusso ordini può individuare o creare i clienti Sellsy usando i dati di fatturazione e spedizione Shopify. Aggiungere l’indirizzo di spedizione all’anagrafica Sellsy è un’opzione separata, utile quando l’amministrazione prepara anche i documenti di consegna.
SKU coerenti aiutano Shopify e Sellsy a riconoscere gli stessi prodotti. Anche i metodi di spedizione devono corrispondere all’articolo o servizio Sellsy corretto, soprattutto quando vengono rimborsate le spese di spedizione.
L’importazione riprende quantità, prezzi, imposte e dati di spedizione Shopify. Il trattamento degli importi al netto delle imposte e gli aggiustamenti di arrotondamento sono configurabili: verifica documenti rappresentativi con l’amministrazione prima di modificare queste regole.
I tre flussi seguono intervalli diversi. Il team amministrativo, il servizio clienti e il magazzino possono così organizzare le verifiche di fatture, rimborsi e scorte in base alla prossima esecuzione.
Il flusso controlla gli ordini Shopify idonei delle ultime 3 ore e crea le fatture Sellsy. L’importazione manuale permette di provare ordini specifici, recuperare vendite precedenti o rielaborare un ordine dopo aver corretto un problema.
Il flusso controlla gli ordini Shopify rimborsati totalmente o parzialmente nelle ultime 2 ore. L’importazione manuale aiuta a verificare un rimborso o recuperare operazioni precedenti senza dipendere soltanto da questa finestra.
Il flusso controlla i movimenti Sellsy dell’ultima ora e aggiorna la sede Shopify configurata. Le modifiche possono quindi comparire nel negozio dopo un intervallo di tempo; questo processo è distinto dagli import di ordini e rimborsi.
Gli stessi tre flussi aiutano più reparti senza obbligarli a usare un unico strumento. Scegli i controlli sui documenti e il riferimento per le scorte più adatti alle attività quotidiane.
Un commerciante può preparare fatture Sellsy dagli ordini Shopify pagati e attivare la convalida automatica o la registrazione dei pagamenti quando il processo lo prevede. L’amministrazione evita di reinserire le vendite e mantiene i propri controlli.
Il servizio clienti gestisce il rimborso in Shopify e l’amministrazione verifica la nota di credito corrispondente in Sellsy. I collegamenti facoltativi sull’ordine consentono di ritrovare il documento senza un nuovo passaggio tra reparti.
Quando il magazzino registra carichi e rettifiche in Sellsy, il flusso orario aggiorna la sede Shopify scelta. I reparti evitano di mantenere quantità indipendenti e tengono conto dell’intervallo tra gli aggiornamenti.
L’automazione deve rispettare il modo in cui lavora il tuo team. Puoi preparare documenti da controllare oppure automatizzare anche i passaggi successivi, mantenendo le verifiche e la convalida previste dal processo.
Lascia che l’amministrazione controlli le fatture create prima della convalida, soprattutto durante le prime importazioni.
Per vendite con un processo consolidato, puoi ridurre il passaggio manuale tra la creazione e la convalida della fattura Sellsy.
Se il processo lo richiede, registra il pagamento corrispondente in Sellsy per una vendita già pagata in Shopify, così la fattura riflette anche questo passaggio.
I documenti di consegna e d’ordine Sellsy possono accompagnare il flusso di fatturazione quando fanno parte delle attività amministrative o di magazzino.
Il servizio clienti gestisce il rimborso nel negozio, mentre l’amministrazione deve correggere il documento della vendita. Il collegamento evita che i due passaggi restino separati.
Quando l’ordine Shopify è già stato importato in Sellsy, il flusso può associare la rettifica al cliente e alla fattura esistenti.
Un rimborso può riguardare solo parte dell’ordine. La nota di credito Sellsy può riflettere la parte effettivamente rimborsata in Shopify.
La creazione in bozza consente al team amministrativo di controllare il documento prima di completarne la convalida.
Chi lavora in Shopify deve poter ritrovare i documenti gestiti in Sellsy. I collegamenti facoltativi sull’ordine aiutano il servizio clienti e il team operativo a raggiungere la fattura o la nota di credito corrispondente.
Offri al team che lavora in Shopify un accesso diretto alla fattura Sellsy creata dalla vendita.
Quando un rimborso genera una nota di credito Sellsy, il documento può essere ritrovato dall’ordine Shopify usato dal servizio clienti.
Amministrazione, servizio clienti e magazzino possono usare lo strumento adatto al proprio ruolo e seguire la stessa vendita tra i due sistemi.
Quando carichi, prenotazioni e rettifiche di magazzino sono gestiti in Sellsy, Shopify può seguirne le quantità. Il collegamento mantiene chiara la responsabilità delle scorte, evitando due gestioni indipendenti.
Usa Sellsy come fonte delle scorte quando è il sistema in cui il team gestisce effettivamente la disponibilità dei prodotti.
Carichi, vendite, prenotazioni e correzioni registrati in Sellsy possono aggiornare le quantità mostrate in Shopify.
Un unico riferimento riduce gli scostamenti che si creano quando amministrazione, magazzino ed ecommerce modificano separatamente le quantità degli stessi prodotti.
FAQ sulle integrazioni
Ecco cosa sapere quando Shopify gestisce le vendite e Sellsy i documenti, i controlli amministrativi e le scorte.
Il tuo processo Sellsy prevede altri passaggi?
Raccontaci come convalidi le fatture, registri i pagamenti, prepari i documenti di consegna e aggiorni le scorte. Possiamo adattare il collegamento mantenendo i controlli del tuo team amministrativo.
Sì. Synchron trasforma gli ordini idonei in fatture Sellsy usando i dati del cliente, i prodotti, i prezzi, le imposte e la spedizione della vendita Shopify.
No. La convalida automatica è disattivata per impostazione predefinita, quindi l’amministrazione può verificare le bozze prima di convalidarle. Attiva questo passaggio quando rispecchia il tuo processo; la registrazione dei pagamenti e i documenti aggiuntivi sono opzioni separate.
Sì. I passaggi facoltativi possono registrare in Sellsy un pagamento per una vendita già pagata in Shopify, creare documenti di consegna e aggiungere un documento d’ordine Sellsy separato dalla fattura. Scegli ogni passaggio in base alle attività dell’amministrazione e del magazzino.
Sì. I rimborsi totali o parziali possono generare note di credito Sellsy, così i documenti amministrativi riflettono la rettifica gestita in Shopify.
Sì. Il flusso crea note di credito in bozza per impostazione predefinita, consentendo una verifica prima della convalida. La scelta va allineata al processo amministrativo del team.
Sì. L’opzione di scrittura dei collegamenti aggiunge all’ordine Shopify l’accesso alla fattura o alla nota di credito Sellsy, così il servizio clienti può ritrovare il documento corrispondente.
Sì. Quando Sellsy è il riferimento per le scorte, i movimenti di magazzino possono aggiornare la sede Shopify configurata per il negozio.
Per impostazione predefinita vengono selezionati gli ordini pagati e aperti, senza restrizioni sullo stato di evasione. I filtri su pagamento, ordine, evasione e valuta si adattano al momento in cui il team vuole creare la fattura Sellsy.
Sì. Il flusso ordini può individuare o creare i clienti Sellsy usando i dati di fatturazione e spedizione Shopify. L’aggiunta dell’indirizzo di spedizione all’anagrafica è facoltativa: verifica la corrispondenza con ordini rappresentativi durante la configurazione.
SKU coerenti sono importanti per identificare lo stesso prodotto nei due sistemi. Se un articolo non può essere associato, correggi i suoi dati e verifica il documento interessato prima di rielaborare l’ordine o il rimborso.
Il rimborso delle spese di spedizione dipende dall’associazione del metodo Shopify all’articolo o servizio Sellsy corretto. Prova un rimborso che includa la spedizione per verificare che la nota di credito utilizzi il riferimento previsto.
I flussi sono pianificati: ordini ogni 15 minuti sulle ultime 3 ore, rimborsi ogni 30 minuti sulle ultime 2 ore e movimenti di magazzino Sellsy ogni ora sull’ora precedente. Le modifiche che rispettano le regole vengono elaborate in un’esecuzione successiva.
Il flusso aggiorna una sede Shopify configurata. Definisci quale sede rappresenta le scorte ecommerce e usa Sellsy come riferimento per quel flusso. Un modello con più sedi richiede regole proprie, senza presumere che le quantità vengano sommate automaticamente.
Sì. Gli import manuali consentono di provare singoli casi, recuperare dati storici e rielaborare operazioni dopo una correzione. Verifica clienti, righe prodotto, spedizione e totali in Sellsy prima di estendere l’automazione ad altri ordini.
Prepara gli accessi ai due account con i permessi necessari, il modulo di fatturazione Sellsy attivo per fatture e note di credito, SKU coerenti e associazioni dei metodi di spedizione. Definisci chi convalida i documenti, se registrare i pagamenti e quale sede Shopify riceve le scorte Sellsy.
Synchron mostra l’attività di importazione degli ordini, creazione delle fatture e note di credito e aggiornamento delle scorte. Il team può seguire gli scambi e individuare i casi da verificare.
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