De la venta en Shopify al backoffice de Sellsy
Mantenga Shopify como origen de la venta y Sellsy como backoffice financiero y operativo. Synchron puede convertir pedidos aptos de Shopify en facturas de Sellsy, transformar reembolsos totales o parciales en abonos, mantener conectados clientes y documentos entre ambos sistemas y utilizar el stock de Sellsy para actualizar la disponibilidad mostrada en Shopify.
Una venta, un historial conectado hasta el backoffice
Una venta ecommerce no termina cuando Shopify marca el pedido como pagado. El equipo financiero puede necesitar todavía un cliente correctamente identificado, una factura, un pago registrado o documentación de entrega; un reembolso posterior puede requerir un abono; y el stock puede gestionarse desde el backoffice en lugar de desde la tienda. Synchron conecta estas responsabilidades para que Shopify y Sellsy sigan siendo la referencia en los procesos que cada sistema gestiona mejor.
Desde el pedido pagado hasta la factura, el reembolso y el stock, mantenga la actividad ecommerce conectada con el backoffice que debe contabilizarla
Workflows disponibles
Synchron convierte ventas y reembolsos de Shopify en los documentos de Sellsy que utiliza su backoffice, mientras el stock puede fluir en la dirección contraria cuando Sellsy es la fuente operativa de disponibilidad.
Convierta los pedidos aptos de Shopify en facturas de Sellsy con los datos del cliente, las líneas de producto, los precios, los impuestos y el envío. La validación, el registro de pagos y los documentos adicionales de Sellsy se eligen por separado dentro del mismo proceso de venta.
Cree abonos en Sellsy a partir de reembolsos totales o parciales de Shopify, relacionándolos con el cliente, los productos y la factura original cuando sea posible. El equipo financiero puede revisar los borradores y añadir enlaces a los documentos en el pedido de Shopify.
Utilice los movimientos de stock de Sellsy para actualizar cada hora el inventario de la ubicación de Shopify definida. Mantenga una única referencia para las cantidades y reduzca las actualizaciones manuales en la tienda.
Cómo funciona
La integración conecta los eventos comerciales que siguen siendo relevantes después de la compra: la venta original, los documentos que necesital equipo financiero, un posible reembolso posterior y el stock que determina las próximas ventas.
Shopify sigue siendo la fuente del pedido ecommerce y conserva el contexto de cliente, productos, envío, precios y pago capturado durante el checkout.
Synchron utiliza ese contexto comercial para crear la factura correspondiente en Sellsy y vincularla al cliente adecuado, sin obligar al backoffice a volver a introducir la venta.
La validación de la factura, el registro del pago, los documentos de entrega y otros procesos de Sellsy pueden seguir el grado de automatización con el que su equipo se sienta cómodo.
Si Shopify registra un reembolso, Sellsy puede recibir el abono correspondiente; si Sellsy gestiona el stock, sus movimientos pueden actualizar la disponibilidad mostrada en Shopify.
Monitorización activa y visibilidad operativa
Facturas y abonos son documentos empresariales importantes, por lo que una transferencia fallida necesita una trazabilidad clara. Synchron mantiene visible la actividad entre Shopify y Sellsy para saber si una venta, un reembolso o un cambio de stock ha llegado al sistema responsable del siguiente paso.
Consulte el historial operativo que convierte una venta de Shopify en un documento financiero de Sellsy, en lugar de asumir que el registro de backoffice se ha creado correctamente.
Compruebe si un reembolso de Shopify ha generado el abono correspondiente en Sellsy antes de que el equipo financiero cierre el periodo o atención al cliente dé el caso por terminado.
Si un movimiento de stock de Sellsy no produce la disponibilidad esperada en Shopify, su equipo dispone de una trazabilidad más clara para revisar la actividad de integración asociada.
Por qué Synchron.io
Shopify facilita la venta. Sellsy ofrece a los equipos financieros y de operaciones un entorno estructurado para facturas, clientes, pagos, documentos y stock. Synchron conecta ambos sistemas y elimina las transferencias manuales repetitivas entre ellos.
Transfiera a Sellsy el contexto del pedido ya capturado en Shopify en lugar de pedir al equipo financiero que reconstruya la venta desde cero.
Conecte los reembolsos de Shopify con los abonos de Sellsy para que las decisiones de posventa no terminen únicamente en la tienda ecommerce.
Decida qué partes del ciclo documental se automatizan y mantenga la revisión y validación allí donde las exijan sus controles internos.
Deje que Sellsy determine la disponibilidad de Shopify cuando el inventario lo gestiona el almacén o el equipo de backoffice en lugar de la tienda ecommerce.
Utilice la monitorización operativa para entender qué pedidos, reembolsos y actualizaciones de stock se han procesado correctamente y cuáles siguen necesitando atención.
Una facturación automatizada útil empieza por una venta que el equipo financiero puede identificar. Defina qué pedidos deben entrar en Sellsy y cómo representar sus clientes, productos y gastos de envío.
Por defecto, se importan pedidos de Shopify pagados y abiertos, independientemente de su estado de preparación. Los filtros de pago, pedido, preparación y divisa permiten adaptar la facturación a su proceso comercial.
El flujo de pedidos puede identificar o crear clientes en Sellsy a partir de los datos de facturación y entrega de Shopify. Añadir la dirección de entrega a la ficha de Sellsy es una opción independiente, útil cuando la administración también prepara albaranes.
Unas referencias SKU coherentes ayudan a identificar los mismos productos en Shopify y Sellsy. Los métodos de envío también deben corresponder al artículo o servicio correcto de Sellsy, especialmente cuando se reembolsan los portes.
La importación reutiliza cantidades, precios, impuestos y datos de envío de Shopify. El tratamiento de importes sin impuestos y los ajustes de redondeo son configurables; revise totales representativos con el equipo financiero antes de cambiar estas reglas.
Los tres flujos tienen intervalos distintos. Así, los equipos financieros, de atención al cliente y de almacén pueden organizar sus revisiones de facturas, reembolsos e inventario en torno a la siguiente ejecución.
El flujo revisa las últimas 3 horas de pedidos aptos de Shopify y crea las facturas de Sellsy. La importación manual permite probar pedidos concretos, recuperar ventas anteriores o volver a procesar un pedido después de corregir una incidencia.
El flujo revisa los pedidos de Shopify reembolsados total o parcialmente durante las últimas 2 horas. La importación manual ayuda a comprobar un reembolso o recuperar operaciones anteriores sin depender solo de esa ventana.
El flujo revisa los movimientos de Sellsy de la última hora y actualiza la ubicación de Shopify definida. Los cambios pueden tardar en aparecer en la tienda; este proceso es independiente de las importaciones de pedidos y reembolsos.
Los mismos tres flujos sirven a varios equipos sin obligarles a trabajar en una sola herramienta. Elija los controles documentales y la referencia de stock que encajen en su operativa diaria.
Un comercio puede preparar facturas de Sellsy a partir de pedidos pagados de Shopify y activar la validación automática o el registro de pagos cuando su proceso lo contemple. El equipo financiero evita la doble introducción de datos y mantiene sus puntos de control.
Atención al cliente tramita el reembolso en Shopify y el equipo financiero revisa el abono correspondiente en Sellsy. Los enlaces opcionales en el pedido permiten localizar el documento financiero sin volver a consultar a administración.
Cuando el almacén gestiona entradas y correcciones en Sellsy, el flujo horario actualiza la ubicación de Shopify elegida. Los equipos evitan mantener cantidades independientes y tienen en cuenta el intervalo entre actualizaciones.
La automatización adecuada no siempre significa crear y finalizar todo inmediatamente. Cada equipo financiero necesita sus propios puntos de control. Synchron puede transferir el pedido de Shopify a Sellsy y conservar el proceso de revisión, validación y pago que encaja con su operativa contable.
Mantenga los documentos recién creados en un estado que el equipo financiero pueda revisar antes de convertirlos en documentos definitivos de facturación.
En ventas ecommerce previsibles, el flujo puede reducir el paso manual entre la creación de una factura en Sellsy y su validación como documento definitivo.
Cuando su proceso financiero lo requiera, un pedido ecommerce pagado puede generar también el registro de pago correspondiente en Sellsy para evitar que la factura aparezca como pendiente.
Si su almacén o proceso administrativo depende de documentos de entrega o de pedido en Sellsy, estos pueden formar parte del mismo flujo de pedido a factura en lugar de requerir otra entrada manual de datos.
Los reembolsos son uno de los puntos donde ecommerce y administración pueden dejar de estar alineados. Atención al cliente puede realizar el reembolso en Shopify, pero el backoffice necesita igualmente un documento que corrija total o parcialmente la venta original.
Cuando el pedido de Shopify ya ha generado una factura en Sellsy, el flujo de reembolso puede vincular la corrección financiera con ese mismo cliente y documento de venta.
Un reembolso no tiene por qué cancelar todo el pedido. El abono de Sellsy puede reflejar únicamente la parte de la venta de Shopify que se ha reembolsado.
La creación de abonos puede seguir un proceso de revisión previa, en lugar de convertir automáticamente cada reembolso ecommerce en un documento financiero definitivo.
Crear los documentos financieros en Sellsy no debería hacerlos invisibles para las personas que siguen trabajando en Shopify. Cuando resulta útil, la integración puede dejar un acceso al documento de Sellsy para que atención al cliente y el equipo de operaciones encuentren la información financiera sin tener que buscar desde cero en otro sistema.
Ofrezca a los equipos que trabajan desde Shopify un acceso más directo a la factura de Sellsy creada a partir de ese pedido ecommerce.
Cuando un reembolso crea un abono en Sellsy, la relación puede seguir siendo visible desde el contexto del pedido utilizado por atención al cliente.
Atención al cliente, operaciones y administración pueden trabajar en el sistema que corresponde a su función y seguir al mismo tiempo la misma operación comercial en ambas plataformas.
No todos los comercios quieren que Shopify sea la fuente principal de inventario. Si las entradas de mercancía, reservas, ajustes y correcciones de almacén se gestionan en Sellsy, Shopify puede seguir las cantidades operativas mantenidas allí.
Utilice Sellsy como referencia de stock cuando sea allí donde su equipo de operaciones gestiona realmente la disponibilidad de los productos.
El stock recibido, vendido, reservado o corregido en Sellsy puede actualizar la cantidad que Shopify muestra como disponible a sus clientes.
Una fuente de stock claramente definida reduce las discrepancias que aparecen cuando los equipos de administración, almacén y ecommerce modifican de forma independiente la disponibilidad de los mismos productos.
Preguntas frecuentes sobre integraciones
Estas son las principales decisiones cuando Shopify gestiona la actividad ecommerce y Sellsy se encarga de los documentos, controles y procesos de stock que existen detrás.
¿Su proceso documental en Sellsy tiene pasos adicionales?
Cuéntenos cómo valida facturas, registra pagos, crea documentos de entrega y gestiona el stock. Podemos adaptar la conexión para que Shopify alimente ese proceso sin quitar al equipo financiero el control que necesita.
Sí. Synchron puede convertir pedidos aptos de Shopify en facturas de Sellsy utilizando el cliente, los productos, los precios, los impuestos y el contexto de envío capturados durante la venta ecommerce.
No. La validación automática está desactivada por defecto, por lo que el equipo financiero puede revisar los borradores antes de validarlos. Active ese paso cuando encaje en su proceso; el registro de pagos y los documentos adicionales son opciones independientes.
Sí. Los pasos opcionales permiten registrar un pago en Sellsy para una venta ya pagada en Shopify, crear documentos de entrega y añadir un documento de pedido de Sellsy independiente de la factura. Elija cada paso según su proceso financiero y operativo.
Sí. Los reembolsos totales y parciales de Shopify pueden convertirse en abonos de Sellsy para que el registro financiero refleje la corrección realizada en ecommerce.
Sí. El flujo de reembolso puede crear el abono inicialmente como borrador cuando su equipo financiero quiere revisarlo antes de completar el ciclo documental.
Sí. Cuando resulta útil, los enlaces a la factura o al abono de Sellsy pueden escribirse en el pedido de Shopify para que los equipos de atención al cliente y operaciones pasen directamente del registro ecommerce al documento correspondiente del backoffice.
Sí. Cuando Sellsy es la fuente de referencia para el inventario, los movimientos de stock gestionados en el backoffice pueden actualizar la ubicación de Shopify utilizada para la disponibilidad ecommerce.
Por defecto, se seleccionan pedidos pagados y abiertos, sin restringir su estado de preparación. Los filtros de pago, pedido, preparación y divisa pueden adaptarse al momento en que su equipo desea crear la factura de Sellsy.
Sí. El flujo de pedidos puede identificar o crear clientes en Sellsy con los datos de facturación y entrega de Shopify. Añadir la dirección de entrega a la ficha es opcional; compruebe la relación entre clientes con pedidos representativos durante la configuración.
Las referencias SKU coherentes son importantes para identificar el mismo producto en ambos sistemas. Si no se puede relacionar un artículo, corrija sus datos y compruebe el documento afectado antes de volver a procesar el pedido o el reembolso.
Los reembolsos de portes dependen de la correspondencia entre el método de envío de Shopify y el artículo o servicio adecuado de Sellsy. Pruebe un reembolso con gastos de envío para comprobar que el abono utiliza la referencia correcta.
Los procesos están programados: pedidos cada 15 minutos sobre las últimas 3 horas, reembolsos cada 30 minutos sobre las últimas 2 horas y movimientos de stock de Sellsy cada hora sobre la hora anterior. Los cambios que cumplan las reglas se procesan en una ejecución posterior.
El flujo actualiza una ubicación de Shopify definida. Determine cuál representa su stock ecommerce y mantenga Sellsy como referencia para ese flujo. Un modelo con varias ubicaciones necesita sus propias reglas, sin asumir que las cantidades se suman automáticamente.
Sí. Las importaciones manuales permiten probar registros concretos, recuperar datos históricos y volver a procesar operaciones después de corregirlas. Revise clientes, líneas de producto, envío y totales en Sellsy antes de ampliar la automatización a más pedidos.
Prepare el acceso a ambas cuentas con los permisos necesarios, el módulo de facturación de Sellsy activo para facturas y abonos, SKU coherentes y correspondencias de envío. Defina quién valida documentos, si se registran pagos y qué ubicación de Shopify recibe el stock de Sellsy.
Synchron ofrece visibilidad operativa sobre las transferencias de pedido a factura, los reembolsos y abonos y la sincronización de stock para que su equipo pueda ver qué se ha transferido entre los sistemas e investigar cualquier caso que necesite atención.
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Cuéntenos cómo gestiona hoy su equipo las facturas, los pagos, los reembolsos, los documentos de entrega y el stock. Podemos adaptar la conexión a los controles financieros y responsabilidades operativas que desea mantener en cada sistema.
