Vom Shopify-Verkauf ins Sellsy-Backoffice
Shopify bleibt die Verkaufsplattform, während Sellsy die Finanz- und Backoffice-Daten dahinter verwaltet. Synchron kann geeignete Shopify-Bestellungen in Sellsy-Rechnungen umwandeln, Rückerstattungen als Gutschriften abbilden, Kunden- und Dokumentenkontext zwischen beiden Systemen verbinden und den in Sellsy verwalteten Bestand nach Shopify übertragen.
Ein Verkauf, durchgängig mit dem Backoffice verbunden
Ein E-Commerce-Verkauf endet nicht mit dem Zahlungsstatus in Shopify. Finance benötigt möglicherweise einen Kundendatensatz, eine Rechnung, einen Zahlungseingang oder Lieferdokumente; eine spätere Rückerstattung kann eine Gutschrift erfordern; und der Bestand kann im Backoffice statt im Shop geführt werden. Synchron verbindet diese Verantwortlichkeiten, sodass Shopify und Sellsy jeweils die Prozesse steuern können, für die sie vorgesehen sind.
Verbinden Sie Bestellung, Rechnung, Rückerstattung und Bestand mit dem Backoffice, das die finanzielle Weiterverarbeitung übernimmt
Verfügbare Workflows
Synchron überführt Shopify-Verkäufe und Rückerstattungen in die passenden Sellsy-Dokumente, während der Bestand in die Gegenrichtung fließen kann, wenn Sellsy die operative Bestandsquelle ist.
Erstellen Sie Sellsy-Rechnungen aus passenden Shopify-Bestellungen und übernehmen Sie Kundendaten, Artikelpositionen, Preise, Steuern und Versandangaben. Rechnungsfreigabe, Zahlungserfassung und ergänzende Sellsy-Dokumente lassen sich innerhalb desselben Verkaufsprozesses getrennt steuern.
Erstellen Sie Sellsy-Gutschriften aus vollständigen oder teilweisen Shopify-Rückerstattungen. Kunden, Produkte und ursprüngliche Rechnungen werden nach Möglichkeit zugeordnet. Das Finanzteam kann Gutschriftsentwürfe prüfen; auf Wunsch führen Links in der Shopify-Bestellung zum Dokument.
Übertragen Sie Sellsy-Bestandsbewegungen stündlich an den festgelegten Shopify-Standort. So bleiben die Bestandsverantwortung klar und manuelle Mengenänderungen im Shop auf ein Minimum beschränkt.
So funktioniert es
Die Verbindung begleitet die kommerziellen Ereignisse nach dem Kauf: den ursprünglichen Verkauf, benötigte Finanzdokumente, spätere Rückerstattungen und den Bestand hinter künftigen Bestellungen.
Shopify bleibt die Quelle für Bestellung, Kunde, Produkte, Versand, Preise und Zahlungskontext des E-Commerce-Verkaufs.
Synchron nutzt diesen Kontext, um die passende Sellsy-Rechnung und Kundenbeziehung anzulegen, ohne dass Finance den Verkauf erneut erfassen muss.
Rechnungsvalidierung, Zahlungserfassung, Lieferdokumente und weitere Sellsy-Prozesse können dem Automatisierungsgrad folgen, mit dem Ihr Team arbeiten möchte.
Eine Shopify-Rückerstattung kann die passende Sellsy-Gutschrift auslösen; wenn Sellsy den Bestand führt, können dessen Bestandsbewegungen wiederum die Shopify-Verfügbarkeit aktualisieren.
Aktives Monitoring und operative Transparenz
Rechnungen und Gutschriften sind geschäftskritische Dokumente. Synchron hält die Übergaben zwischen Shopify und Sellsy sichtbar, damit Teams nachvollziehen können, ob Verkauf, Rückerstattung oder Bestandsänderung das jeweils zuständige System erreicht hat.
Behalten Sie den Weg vom Shopify-Verkauf zum Sellsy-Finanzdokument im Blick, statt lediglich davon auszugehen, dass der Datensatz erstellt wurde.
Prüfen Sie, ob eine Shopify-Rückerstattung die erwartete Sellsy-Gutschrift ausgelöst hat, bevor Finance den Zeitraum abschließt oder der Kundenservice den Fall beendet.
Wenn eine Sellsy-Bestandsbewegung nicht die erwartete Shopify-Verfügbarkeit erzeugt, steht Ihrem Team ein klarer Integrationsverlauf für die Prüfung zur Verfügung.
Warum Synchron.io
Shopify vereinfacht den Verkauf. Sellsy strukturiert Rechnungen, Kundendaten und Bestand im Backoffice. Synchron verbindet beide Rollen und reduziert die wiederholte manuelle Übergabe zwischen den Systemen.
Übernehmen Sie den bereits in Shopify vorhandenen Bestellkontext nach Sellsy, statt Finance Kunden-, Produkt- und Zahlungsdaten erneut erfassen zu lassen.
Verbinden Sie Shopify-Rückerstattungen mit Sellsy-Gutschriften, damit After-Sales-Entscheidungen nicht nur im Shop sichtbar bleiben.
Bestimmen Sie, wie viel des Dokumentlebenszyklus automatisiert wird, und behalten Sie Prüf- und Validierungsschritte dort bei, wo Ihre internen Regeln sie erfordern.
Lassen Sie Sellsy die Shopify-Verfügbarkeit steuern, wenn Bestand vom Lager- oder Backoffice-Team dort verwaltet wird.
Operative Transparenz zeigt, welche Bestellungen, Rückerstattungen und Bestandsupdates erfolgreich verarbeitet wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Eine hilfreiche Rechnungsautomatisierung beginnt mit einem Verkauf, den Ihr Finanzteam eindeutig zuordnen kann. Legen Sie fest, welche Bestellungen nach Sellsy gelangen und wie Kunden, Artikel und Versandkosten dort abgebildet werden.
Standardmäßig werden bezahlte, offene Shopify-Bestellungen unabhängig vom Fulfillment-Status berücksichtigt. Filter für Zahlung, Bestellung, Fulfillment und Währung richten die Rechnungsstellung an Ihrem Verkaufsprozess aus.
Der Bestellprozess kann Sellsy-Kunden anhand der Shopify-Rechnungs- und Lieferdaten zuordnen oder anlegen. Die Lieferadresse im Sellsy-Kundendatensatz zu ergänzen, ist eine eigene Option, etwa wenn das Backoffice auch Lieferscheine erstellt.
Einheitliche SKUs helfen dabei, dieselben Produkte in Shopify und Sellsy zu erkennen. Auch Versandarten müssen dem richtigen Sellsy-Artikel oder der richtigen Dienstleistung zugeordnet werden, insbesondere bei Erstattungen von Versandkosten.
Der Import übernimmt Shopify-Mengen, Preise, Steuer- und Versanddaten. Die Behandlung von Nettobeträgen und Rundungskorrekturen ist konfigurierbar. Prüfen Sie daher typische Dokumentensummen mit dem Finanzteam, bevor Sie diese Einstellungen ändern.
Die drei Prozesse laufen in unterschiedlichen Intervallen. So können Finanzteam, Kundenservice und Lager ihre Rechnungsprüfungen, Rückerstattungen und Bestandskontrollen auf den nächsten geplanten Durchlauf abstimmen.
Der Bestellprozess prüft die vergangenen 3 Stunden auf passende Shopify-Bestellungen und erstellt Sellsy-Rechnungen. Mit dem manuellen Import können Sie einzelne Bestellungen testen, ältere Verkäufe nachimportieren oder nach einer Korrektur erneut verarbeiten.
Der Prozess prüft vollständig oder teilweise erstattete Shopify-Bestellungen der vergangenen 2 Stunden. Der manuelle Import hilft bei der Prüfung einzelner Erstattungen und beim Nachimport älterer Vorgänge außerhalb dieses Zeitfensters.
Der Bestandsprozess prüft Sellsy-Bewegungen der vergangenen Stunde und aktualisiert den festgelegten Shopify-Standort. Änderungen erscheinen daher mit zeitlichem Abstand im Shop. Dieser Prozess läuft getrennt von Bestell- und Rückerstattungsimporten.
Die drei Prozesse verbinden verschiedene Teams, ohne ihnen ein gemeinsames Arbeitswerkzeug vorzuschreiben. Dokumentenprüfungen und Bestandsverantwortung richten sich nach Ihren täglichen Abläufen.
Ein Händler kann aus bezahlten Shopify-Bestellungen zunächst prüfbare Sellsy-Rechnungen erstellen. Automatische Freigabe oder Zahlungserfassung kommen hinzu, wenn der Prozess dafür vorgesehen ist. Das Finanzteam spart doppelte Eingaben und behält seine Kontrollpunkte.
Der Kundenservice bearbeitet die Rückerstattung in Shopify, das Finanzteam prüft die zugehörige Sellsy-Gutschrift. Optionale Links in der Shopify-Bestellung machen das Finanzdokument auffindbar, ohne erneut beim Backoffice nachfragen zu müssen.
Verwaltet das Lager Wareneingänge und Korrekturen in Sellsy, überträgt der stündliche Prozess die Bestandsänderungen an den gewählten Shopify-Standort. Teams pflegen dieselben Mengen nicht unabhängig voneinander und berücksichtigen den Abstand zwischen den Aktualisierungen.
Die richtige Automatisierung bedeutet nicht zwangsläufig, jedes Dokument sofort zu finalisieren. Synchron kann Shopify-Bestellungen nach Sellsy übertragen und gleichzeitig den Prüf-, Validierungs- und Zahlungsprozess beibehalten, den Ihre Buchhaltung benötigt.
Lassen Sie neu erstellte Dokumente zunächst in einem Status, den Finance prüfen kann, bevor sie Teil des endgültigen Rechnungsprozesses werden.
Bei vorhersehbaren E-Commerce-Verkäufen kann der Workflow den manuellen Schritt zwischen Rechnungserstellung und Validierung reduzieren.
Wenn es zu Ihrem Finanzprozess passt, kann eine bezahlte Shopify-Bestellung auch den entsprechenden Zahlungsdatensatz in Sellsy erzeugen.
Wenn Lager oder Verwaltung mit Sellsy-Liefer- oder Bestelldokumenten arbeiten, können diese in denselben Bestell-zu-Rechnung-Prozess eingebunden werden.
Bei Rückerstattungen können E-Commerce- und Finanzdaten schnell auseinanderlaufen. Der Kundenservice erledigt die Rückerstattung in Shopify, während Sellsy weiterhin eine finanzielle Korrektur zum ursprünglichen Verkauf benötigt.
Wenn bereits eine Sellsy-Rechnung zur Shopify-Bestellung existiert, kann die Rückerstattung mit demselben Kunden- und Verkaufsdatensatz verbunden bleiben.
Eine Rückerstattung muss nicht die gesamte Bestellung betreffen. Sellsy-Gutschriften können auch nur den tatsächlich erstatteten Teil des Shopify-Verkaufs abbilden.
Der Gutschriftsworkflow kann mit einem Review-First-Modell arbeiten, statt jede Rückerstattung sofort in ein finalisiertes Finanzdokument umzuwandeln.
Wenn Finanzdokumente in Sellsy entstehen, sollten sie für Teams, die weiterhin in Shopify arbeiten, nicht unsichtbar werden. Wo sinnvoll, kann die Integration Links zu den zugehörigen Sellsy-Dokumenten in Shopify hinterlegen.
Geben Sie Teams in Shopify einen direkten Weg zur Sellsy-Rechnung, die aus der E-Commerce-Bestellung entstanden ist.
Wenn eine Rückerstattung eine Sellsy-Gutschrift erzeugt, kann diese Beziehung aus dem Shopify-Bestellkontext weiterhin nachvollziehbar bleiben.
Support, Operations und Finance können jeweils in ihrem eigenen System arbeiten und trotzdem denselben Verkauf und seine Dokumente über beide Plattformen hinweg nachvollziehen.
Nicht jeder Händler führt den maßgeblichen Bestand in Shopify. Wenn Wareneingänge, Reservierungen und Korrekturen in Sellsy verwaltet werden, kann Shopify stattdessen den dort gepflegten Mengen folgen.
Nutzen Sie Sellsy als führende Bestandsquelle, wenn Ihr Operations-Team Produktverfügbarkeit und Bestandsbewegungen dort tatsächlich verwaltet.
Wareneingänge, Verkäufe, Reservierungen oder Korrekturen in Sellsy können die Menge beeinflussen, die Shopify Kunden als verfügbar anzeigt.
Ein klares Bestandsmodell reduziert Abweichungen, die entstehen, wenn Lager-, Finance- und E-Commerce-Teams unabhängig voneinander unterschiedliche Mengen pflegen.
FAQ zu Integrationen
Diese Fragen sind besonders relevant, wenn Shopify den E-Commerce-Verkauf abbildet und Sellsy die nachgelagerten Dokument-, Zahlungs- und Bestandsprozesse übernimmt.
Hat Ihr Sellsy-Dokumentenprozess zusätzliche Schritte?
Beschreiben Sie uns, wie Ihr Team Rechnungen validiert, Zahlungen erfasst, Lieferdokumente erstellt und Bestand verwaltet. Wir können die Shopify-Verbindung an diesen Prozess anpassen, ohne die Finanzkontrollen zu umgehen.
Ja. Synchron kann geeignete Shopify-Bestellungen in Sellsy-Rechnungen umwandeln und dabei Kunden-, Produkt-, Preis-, Steuer- und Versandkontext aus dem E-Commerce-Verkauf übernehmen.
Nein. Die automatische Rechnungsfreigabe ist standardmäßig deaktiviert, sodass das Finanzteam Entwürfe vor der Freigabe prüfen kann. Aktivieren Sie diesen Schritt passend zu Ihrem Prüfprozess; Zahlungserfassung und zusätzliche Sellsy-Dokumente sind eigenständige Optionen.
Ja. Optionale Schritte können eine bereits in Shopify bezahlte Verkaufstransaktion als Zahlung in Sellsy erfassen, Lieferdokumente erstellen und neben der Rechnung ein separates Sellsy-Bestelldokument anlegen. Wählen Sie die Schritte passend zu Ihren Finanz- und Betriebsabläufen.
Ja. Vollständige und teilweise Shopify-Rückerstattungen können in Sellsy-Gutschriften umgewandelt werden, damit die Finanzdaten der im E-Commerce vorgenommenen Rückerstattung folgen.
Ja. Der Rückerstattungsworkflow kann mit Gutschriftsentwürfen arbeiten, wenn Ihr Finanzteam vor Abschluss des Dokumentlebenszyklus einen Prüfschritt benötigt.
Ja. Wo sinnvoll, können Links zur Sellsy-Rechnung oder Gutschrift in der Shopify-Bestellung hinterlegt werden, sodass Support- und Operations-Teams direkt zum passenden Backoffice-Dokument gelangen.
Ja. Wenn Sellsy die führende Bestandsquelle ist, können dort verwaltete Bestandsbewegungen den für die E-Commerce-Verfügbarkeit vorgesehenen Shopify-Standort aktualisieren.
Standardmäßig werden bezahlte, offene Bestellungen ohne Einschränkung des Fulfillment-Status ausgewählt. Filter für Zahlungs-, Bestell- und Fulfillment-Status sowie Währung bestimmen, wann aus einem Verkauf eine Sellsy-Rechnung werden soll.
Ja. Der Bestellprozess kann Sellsy-Kunden anhand der Shopify-Rechnungs- und Lieferdaten zuordnen oder anlegen. Die Übernahme der Lieferadresse in den Kundendatensatz ist optional. Prüfen Sie die Zuordnung bei der Einrichtung anhand typischer Bestellungen.
Einheitliche SKUs sind wichtig, damit beide Systeme dasselbe Produkt erkennen. Kann ein Artikel nicht zugeordnet werden, korrigieren Sie seine Daten und prüfen Sie das betroffene Dokument, bevor Sie die Bestellung oder Rückerstattung erneut verarbeiten.
Versandkostenerstattungen hängen von der Zuordnung der Shopify-Versandart zum passenden Sellsy-Artikel oder zur Dienstleistung ab. Prüfen Sie bei der Einrichtung eine Erstattung mit Versandkosten, damit die Gutschrift die richtige Versandreferenz verwendet.
Die Verarbeitung ist zeitgesteuert: Bestellungen alle 15 Minuten für die vergangenen 3 Stunden, Rückerstattungen alle 30 Minuten für die vergangenen 2 Stunden und Sellsy-Bestandsbewegungen stündlich für die vergangene Stunde. Passende Änderungen werden bei einem nachfolgenden Durchlauf verarbeitet.
Der Bestandsprozess aktualisiert einen festgelegten Shopify-Standort. Bestimmen Sie, welcher Standort Ihren E-Commerce-Bestand abbildet, und nutzen Sie Sellsy als Referenz für diesen Prozess. Mehrere Lagerstandorte benötigen eigene Regeln; eine automatische Zusammenfassung der Mengen sollte nicht vorausgesetzt werden.
Ja. Manuelle Bestell- und Rückerstattungsimporte eignen sich für einzelne Testfälle, historische Vorgänge und die erneute Verarbeitung nach Korrekturen. Prüfen Sie Sellsy-Kunden, Artikelpositionen, Versand und Summen an typischen Dokumenten, bevor Sie weitere Bestellungen automatisieren.
Sie benötigen Zugänge zu beiden Konten mit passenden Berechtigungen, ein aktives Sellsy-Abrechnungsmodul für Rechnungen und Gutschriften, einheitliche SKUs und Versandzuordnungen. Legen Sie Dokumentenfreigabe, Zahlungserfassung und den Shopify-Standort für Sellsy-Bestandsupdates fest.
Synchron bietet operative Transparenz über Bestell-zu-Rechnung-Übergaben, Rückerstattungen und Gutschriften sowie Bestandssynchronisierung. So kann Ihr Team nachvollziehen, was zwischen den Systemen übertragen wurde, und Ausnahmen gezielt untersuchen.
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Beschreiben Sie uns, wie Ihr Team Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen, Lieferdokumente und Bestand verwaltet. Wir können die Verbindung an die Finanzkontrollen und operativen Verantwortlichkeiten anpassen, die in Shopify und Sellsy bestehen bleiben sollen.
