Du CRM au back-office, sans ressaisie
Laissez les commerciaux travailler dans HubSpot et la finance gérer la suite dans Sellsy, sans recréer deux fois le même client ou la même affaire. Synchron peut transformer les transactions ou devis HubSpot en documents Sellsy, maintenir les informations clients à jour, créer des abonnements à partir des ventes récurrentes et renvoyer l’avancement de la facturation vers la transaction HubSpot.
Les commerciaux concluent la vente. Sellsy prend le relais
HubSpot et Sellsy interviennent souvent à deux étapes du même cycle de vente. Les commerciaux gèrent la relation client, les transactions et la négociation dans HubSpot ; la finance et les opérations ont ensuite besoin de clients et de documents structurés dans Sellsy. Synchron relie ces deux étapes afin que les informations recueillies pendant la vente deviennent le bon enregistrement Sellsy, tout en faisant remonter vers le CRM les informations de facturation utiles à l’équipe commerciale.
Choisissez l’événement commercial qui déclenche le passage vers Sellsy, puis gardez le client, les documents et la facturation reliés entre les équipes.
Workflows connectés
Une transaction HubSpot ne doit pas toujours devenir le même document dans Sellsy. Synchron peut créer une facture, un devis, une opportunité ou un abonnement, avec également un workflow dédié des devis HubSpot vers les factures Sellsy et un retour d’information sur la facturation.
Transformez les transactions HubSpot éligibles en factures Sellsy en reprenant les informations de l’entreprise, des contacts et des lignes de produits déjà présentes dans le CRM, sans nouvelle saisie côté finance.
Utilisez un devis HubSpot approuvé comme déclencheur de facturation et créez la facture Sellsy correspondante lorsque le devis, plutôt que la transaction seule, représente l’engagement commercial final.
Créez des devis Sellsy à partir des transactions HubSpot lorsque le document commercial destiné au client doit être préparé ou géré dans Sellsy, tout en conservant l’opportunité commerciale dans le CRM.
Créez des opportunités Sellsy à partir de certaines transactions HubSpot lorsque les équipes de gestion de comptes, le reporting ou votre organisation commerciale ont besoin de retrouver le pipeline dans les deux systèmes.
Maintenez les fiches clients Sellsy à jour à partir des informations d’entreprise et d’adresse présentes dans HubSpot afin que la finance travaille avec les données CRM déjà entretenues par votre organisation.
Transformez les transactions à revenus récurrents en abonnements Sellsy afin que le client, les produits et les conditions commerciales définis dans HubSpot alimentent la facturation récurrente gérée par le back-office.
Renvoyez les informations de facturation Sellsy vers la transaction HubSpot correspondante, notamment un accès direct au document et, lorsque c’est utile, une mise à jour de l’étape CRM pour refléter l’avancement de la facturation.
Comment ça fonctionne
Cette intégration ne repose pas sur une règle unique où chaque transaction CRM devient automatiquement une facture. Le passage vers Sellsy peut suivre l’événement commercial réellement utilisé par votre organisation.
Entreprises, contacts, transactions, devis et lignes de produits restent dans le CRM où les commerciaux qualifient les opportunités, négocient et concluent les ventes.
Une transaction ou un devis approuvé peut créer le document Sellsy adapté à votre processus : facture, devis, opportunité ou abonnement.
La finance et les opérations peuvent poursuivre leur travail à partir du client et du document créés dans Sellsy sans reconstruire les informations déjà recueillies par l’équipe commerciale.
Lorsque la facturation évolue dans Sellsy, la transaction HubSpot peut conserver un lien direct vers le document financier afin que l’équipe commerciale garde de la visibilité après le passage vers la finance.
Visibilité opérationnelle
Une facture manquante, une opportunité créée en double ou une fiche client obsolète peut rapidement créer de la confusion entre les équipes. Synchron rend les échanges visibles afin de savoir quel enregistrement est parti de HubSpot, ce qui a été créé dans Sellsy et où une intervention est nécessaire.
Conservez une trace du passage entre la transaction, le devis ou le client HubSpot d’origine et le document ou enregistrement commercial créé dans Sellsy.
Lorsque des références Sellsy ou l’avancement d’une facture reviennent dans HubSpot, ces mises à jour restent visibles dans le même suivi opérationnel.
Si des informations client, contact, produit ou commerciales sont incomplètes, votre équipe peut identifier le problème avant de relancer l’enregistrement lorsque le workflow le permet.
Pourquoi Synchron.io
HubSpot et Sellsy peuvent chacun être le bon outil pour une équipe différente. Synchron relie le parcours commercial entre les deux afin que les commerciaux restent concentrés sur le CRM et que la finance garde la maîtrise de la facturation et du back-office.
Laissez l’équipe commerciale gérer entreprises, contacts, transactions et devis dans le CRM sans recréer manuellement les affaires conclues dans Sellsy.
Transformez le passage depuis le CRM en facture, devis, opportunité ou abonnement selon ce dont l’équipe suivante a réellement besoin.
Utilisez la même base d’intégration pour la facturation ponctuelle, la facturation déclenchée par un devis, les opportunités commerciales et les abonnements récurrents.
Utilisez les informations HubSpot pour maintenir des fiches Sellsy fiables au lieu de laisser les données CRM et de facturation diverger indépendamment.
Renvoyez les informations importantes sur les factures vers HubSpot afin que les commerciaux puissent suivre le client au-delà du moment où la vente passe à la finance.
Pour certaines équipes, une transaction gagnée suffit à déclencher la facture. Pour d’autres, le devis signé ou approuvé constitue le véritable engagement commercial. Synchron prend en charge les deux modèles afin que l’automatisation respecte votre organisation entre commerciaux et finance.
Utilisez la transaction HubSpot comme source lorsque son étape indique que l’accord commercial est conclu et que la finance peut créer la facture Sellsy.
Utilisez le devis HubSpot lorsque la proposition finale approuvée constitue la référence que la finance doit utiliser pour le client, les lignes de produits et les conditions commerciales convenues.
Créer la facture Sellsy ne signifie pas supprimer vos contrôles internes. Le document peut continuer à suivre le processus de vérification et de validation utilisé par votre équipe finance.
Lorsque c’est utile, les références Sellsy ou les liens vers les documents peuvent être enregistrés dans HubSpot afin que les utilisateurs CRM retrouvent facilement le back-office créé à partir de la vente.
Toutes les transactions ne doivent pas nécessairement produire une facture. Selon le rôle que Sellsy doit jouer après le CRM, la même base commerciale peut alimenter plusieurs types de documents ou d’enregistrements.
Créez un devis lorsque Sellsy est l’outil dans lequel la proposition client doit être préparée ou gérée après que l’opportunité a été qualifiée dans HubSpot.
Créez des opportunités Sellsy lorsque les équipes de gestion de comptes ou de reporting ont besoin de retrouver dans leur environnement commercial les affaires provenant du CRM.
Pour les SaaS, services ou autres revenus récurrents, utilisez le client et les lignes de produits HubSpot pour préparer l’abonnement que Sellsy gérera ensuite dans le temps.
Une facture ou un abonnement n’est fiable que si les informations client le sont aussi. Lorsque l’équipe commerciale maintient les sociétés et adresses dans HubSpot, Synchron peut garder la fiche Sellsy correspondante à jour avant que le back-office ne crée ou n’envoie ses documents.
Associez l’entreprise et les contacts HubSpot au client Sellsy correspondant au lieu de demander à la finance de créer une deuxième version indépendante du même compte.
Les changements d’entreprise ou d’adresse enregistrés dans HubSpot peuvent mettre Sellsy à jour afin que la finance travaille avec des informations client plus récentes.
Donnez aux commerciaux et à la finance une identité client commune plus fiable au lieu de laisser les deux systèmes accumuler progressivement des noms, adresses ou références différents.
Le passage vers Sellsy ne doit pas créer un angle mort. La finance peut continuer à travailler sur la facture dans Sellsy tandis que HubSpot indique à l’équipe commerciale où en est la facturation et où retrouver le document associé.
Conservez un accès direct entre la transaction HubSpot et la facture Sellsy afin que les responsables commerciaux puissent répondre aux questions clients sans chercher manuellement dans l’outil de facturation.
Lorsque cela apporte de la valeur à votre processus commercial, l’activité de facturation Sellsy peut faire évoluer la transaction HubSpot vers l’étape CRM correspondant à ce jalon.
Les commerciaux peuvent suivre la facturation depuis HubSpot sans transformer le CRM en outil de facturation ni retirer à la finance le contrôle sur les documents Sellsy.
Vos questions, nos réponses
Voici les principales questions à considérer lorsque HubSpot reste le CRM de l’équipe commerciale et que Sellsy prend en charge les documents et la facturation qui suivent.
Votre processus commercial comporte une autre étape de passage vers Sellsy ?
Dites-nous ce qui marque réellement le passage des commerciaux vers la finance dans votre organisation — une étape de transaction, un devis approuvé, un contrat récurrent ou un autre événement CRM — et ce que Sellsy doit créer ou gérer ensuite. Nous pourrons adapter l’intégration à ce fonctionnement.
Oui. Les transactions HubSpot éligibles peuvent être transformées en factures Sellsy en reprenant les informations liées à l’entreprise, aux contacts et aux lignes de produits afin que la finance n’ait pas à recréer la vente manuellement.
Oui. Si votre processus considère le devis approuvé comme le déclencheur de facturation, Synchron peut utiliser ce devis ainsi que les informations client et produits associées pour créer la facture Sellsy.
Oui. Une transaction HubSpot peut créer un devis Sellsy lorsque la proposition commerciale doit être préparée ou gérée dans Sellsy plutôt que facturée immédiatement.
Oui. Certaines transactions HubSpot peuvent créer des opportunités Sellsy lorsque les équipes de gestion de comptes, le reporting ou votre organisation commerciale ont besoin de retrouver le pipeline dans les deux environnements.
Oui. Les informations d’entreprise et d’adresse présentes dans HubSpot peuvent mettre à jour la fiche client Sellsy correspondante lorsque votre organisation souhaite que les données CRM servent de référence à la finance.
Oui. Pour les ventes récurrentes, l’intégration peut utiliser le client, les contacts et les lignes de produits associés afin de préparer l’abonnement Sellsy qui prendra ensuite en charge la facturation récurrente.
Oui. Les événements liés aux factures Sellsy peuvent ajouter un lien vers la facture dans la transaction HubSpot correspondante et, lorsque votre processus le prévoit, faire évoluer cette transaction vers une étape CRM reflétant l’avancement de la facturation.
Non. La création des factures peut conserver une étape de contrôle par la finance au lieu de finaliser automatiquement chaque document. Le niveau d’automatisation doit rester adapté à vos contrôles internes.
Non. Le workflow devis → facture sert à créer la facture Sellsy à partir d’un devis HubSpot éligible ; il ne s’agit pas d’un éditeur bidirectionnel qui maintient ensuite les deux documents synchronisés en permanence. Les modifications après création doivent suivre un processus défini séparément avec votre équipe finance.
Synchron fournit une visibilité opérationnelle sur le passage des enregistrements CRM vers les documents Sellsy ainsi que sur les retours d’information liés aux factures, afin que vos équipes puissent comprendre ce qui a été créé et analyser les cas qui nécessitent une intervention.
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Dites-nous ce qui marque réellement le passage des commerciaux vers la finance dans votre organisation et quel enregistrement Sellsy doit être créé ensuite. Nous pouvons adapter l’intégration à vos workflows de facturation, devis, opportunités, clients et abonnements.
