Guide pratique du télétravail pour les comptables

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Guide pratique du télétravail pour les comptables

Il fut un temps où les comptables ne travaillaient que dans des bureaux, s'appuyant sur des logiciels de comptabilité de bureau et des systèmes de gestion sur place (on-prem). La comptabilité était l'archétype d'un travail de 9h à 5h, avec des structures et des routines rigides.

Mais cette époque est révolue.

Alors que la numérisation continue de perturber secteur après secteur, le secteur de la finance et de la comptabilité connaît un changement massif des conditions de travail. Les progrès technologiques et les systèmes de comptabilité dans le cloud permettent aux comptables travaillant à domicile de produire des résultats tout aussi bons que ceux obtenus au bureau.

Le travail à distance est là pour rester, et avec COVID-19, la transition est passée d'optionnelle à impérative. Aujourd'hui, énormément de cabinets comptables ont adopté le travail à distance et en tirent profit. 


Le travail à distance vous donne accès à de meilleurs talents

Il peut être difficile de trouver des employés qualifiés dans les domaines de la finance et de la comptabilité. Élargir la recherche de candidats pour inclure les candidats éloignés est un moyen efficace d'obtenir un plus grand choix de talents et un avantage concurrentiel.

Permettre le travail à distance est également un moyen de devenir un lieu de travail plus attrayant pour les talents locaux. 88 % des personnes qui travaillent à distance recommanderaient le télétravail à leurs amis, et seulement 20 % des employés travaillant à domicile préféreraient retourner travailler dans un bureau. 


Autres avantages du travail à distance pour les cabinets comptables

Outre l'acquisition de talents, les avantages du travail à distance pour les cabinets comptables sont nombreux, tant pour l'employeur que pour les employés. D'un point de vue commercial, Forbes énumère les cinq avantages suivants, qui ont fait leurs preuves, comme étant les plus importants :

· Productivité : Les travailleurs à distance sont de 35 à 40 % plus productifs que leurs collègues de bureau, et leur production augmente de plus de 4,4 %.

· Performance : Grâce à une plus grande autonomie et à l'indépendance de leur lieu de travail, les employés obtiennent des résultats avec 40 % de défauts de qualité en moins.

· Engagement : Grâce à l'augmentation des niveaux de productivité et de performance, les travailleurs à distance sont généralement plus engagés, avec un taux d'absence inférieur de 41 %.

· Rétention : Les équipes ont montré une réduction moyenne de 12 % du taux de rotation après que le travail à distance ait été proposé.

· Rentabilité : Les entreprises économisent en moyenne 10 000 euros par an et par travailleur à distance, ce qui se traduit par une rentabilité supérieure de 21 %.

 

Aidez votre équipe à passer au travail à distance

Comme nous l'avons vu, il existe de nombreuses raisons de donner un coup de pouce au travail à distance dans votre cabinet comptable, même après la fin de la pandémie. Mais que faut-il pour réussir ?

Si les avantages du travail à distance pour les comptables sont nombreux, certains défis l'accompagnent également.

Le fait de ne pas pouvoir rencontrer les membres de votre équipe ou vos clients en personne a ses inconvénients, et pour que votre entreprise puisse prospérer dans cette nouvelle situation, vous avez besoin de processus qui facilitent la connexion, même à distance. Voici comment relever ces défis du travail à distance.


Les défis du travail à distance pour les comptables - et comment les résoudre.


1. Ne pas pouvoir rencontrer vos clients en personne

Le fait de ne pas passer un seul moment avec les clients peut donner l'impression qu'il est plus difficile de construire une relation. Cela peut également augmenter le risque de malentendus.

Solution : Dans la mesure du possible, optez pour les appels vidéo pour rendre vos réunions plus personnelles. Gardez un ordre du jour clair pour chaque réunion et envoyez toujours un courriel de suivi indiquant ce qui a été discuté et décidé.

Lorsque tout le monde travaille à distance, il est essentiel de communiquer chaque petit détail par écrit pour atteindre les objectifs et offrir une excellente expérience au client.

 

2. La gestion d'une équipe à distance est difficile

Gérer une équipe sans en rencontrer les membres sera toujours différent de lorsque vous travaillez tous dans le même espace. La constitution d'une équipe, les activités de motivation et la planification doivent se faire dans un format différent.

Solution : Veillez à prévoir des réunions d'équipe régulières et des entretiens individuels avec les membres de votre équipe. Comme pour vos réunions avec les clients, utilisez la vidéo chaque fois que cela est possible.

Pour apprendre d'un autre secteur, les développeurs de logiciels commencent souvent leur journée par une réunion quotidienne de 15 à 30 minutes ; une habitude qui se prête bien à toutes sortes d'équipes à distance. La réunion est un excellent moyen de prendre contact avec votre équipe, de se donner un coup de fouet et de se synchroniser autour de vos projets.

N'oubliez pas non plus de prévoir du temps ensemble qui n'est pas lié au travail. Cela peut compenser le manque de badinage au bureau qui aurait eu lieu à la machine à café si vous étiez tous dans le même espace.

Les happy hours virtuels et les jeux vidéo sont des activités de teambuilding amusantes qui peuvent faire des merveilles pour la motivation et le moral.


 3. Le service clientèle et les communications internes peuvent être brouillon

Sans réceptionniste pour guider les visiteurs et les clients vers la bonne personne, vous risquez que les clients appellent le mauvais numéro ou soient laissés en attente.

Solution : Intégrez toutes vos applications et vos contacts pour enrichir les données de chaque application et aider votre équipe à savoir exactement quel client appelle.

Un système PBX (Private Branch Exchange) ou VoIP (Voice over Internet Protocol) robuste, intégré à votre système CRM et à d'autres applications, peut également vous aider à garantir que tous ceux qui appellent votre entreprise bénéficient de la meilleure expérience possible.

 

Les outils basés sur le cloud facilitent le travail à distance des comptables

Pour profiter pleinement des avantages du travail à distance, il est essentiel de disposer des bons outils. Avec la bonne pile technologique, votre équipe pourra passer sans problème du bureau au télétravail et d'un appareil à l'autre.

· Communication : Slack et Zoom sont d'excellents outils pour la communication et les réunions vidéo. Pour configurer rapidement des numéros locaux et appeler partout dans le monde, consultez également les outils VoIP (Voice over Internet Protocol) comme Aircall ou RingCentral.

· Collaboration : Pour que votre équipe reste alignée et synchronisée, vous pouvez adopter un outil de collaboration et de gestion de projet basé sur le cloud. Trello est une application populaire de type Kanban, tandis que Monday et Asana sont des outils de gestion de projet plus classiques.

· Gestion d'entreprise : Pour pouvoir travailler à distance, vous aurez besoin d'un système de CRM (gestion de la relation client) basé sur le cloud.

 

Il existe de nombreux avantages pour les cabinets comptables qui choisissent d'adopter le télétravail, notamment une productivité, des performances, un engagement, une fidélisation et une rentabilité accrus.

Mais pour pouvoir profiter pleinement des avantages du travail à distance en tant que comptable, il est essentiel d'être proactif et conscient des défis qui accompagnent une nouvelle façon de travailler.

En utilisant la bonne technologie basée sur le cloud, et en vous assurant que toutes vos applications et tous vos systèmes sont intégrés, vous fournissez à votre équipe les outils nécessaires pour réussir. Parmi les autres facteurs de réussite essentiels, citons une communication régulière, des réunions vidéo et le fait de ne pas oublier de prendre le temps de faire de s’aérer de temps en temps.

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