Vom CRM-Abschluss zur Abrechnung in Sellsy
Lassen Sie den Vertrieb in HubSpot arbeiten und die Finanzprozesse in Sellsy weiterlaufen, ohne Kunden- und Verkaufsdaten doppelt zu erfassen. Synchron kann HubSpot-Deals oder -Angebote in die benötigten Sellsy-Dokumente überführen, Kundendaten abgleichen, aus gewonnenen Deals Abonnements anlegen und den Rechnungsfortschritt zurück zum zugehörigen HubSpot-Deal übertragen.
Der Vertrieb schließt ab. Sellsy führt den Prozess weiter
HubSpot und Sellsy übernehmen häufig unterschiedliche Aufgaben im selben Umsatzprozess. Der Vertrieb steuert Beziehung, Deal und kaufmännische Entscheidung in HubSpot; Finanzteam und Operations benötigen strukturierte Kundendaten und Dokumente in Sellsy. Synchron verbindet diese Übergabe, damit Verkaufsinformationen in den passenden Sellsy-Datensatz einfließen und wichtiger Rechnungsfortschritt anschließend wieder im CRM sichtbar werden kann.
Definieren Sie das Ereignis, das den Backoffice-Prozess auslöst, und halten Sie Kunden-, Dokument- und Abrechnungskontext für beide Teams verbunden.
Verbundene Workflows
Ein HubSpot-Deal muss in Sellsy nicht immer zum selben Datensatz werden. Synchron kann Vertriebsaktivitäten in Rechnungen, Kostenvoranschläge, Opportunities oder Abonnements überführen, zusätzlich Angebote direkt in Rechnungen umwandeln und Rechnungsfortschritt zurück an HubSpot melden.
Erstellen Sie aus geeigneten HubSpot-Deals Sellsy-Rechnungen und übernehmen Sie Unternehmen, Kontakte und Positionen aus dem CRM direkt in den Abrechnungsprozess, ohne dieselben Daten erneut erfassen zu müssen.
Nutzen Sie ein freigegebenes HubSpot-Angebot als Abrechnungsauslöser und erstellen Sie daraus die zugehörige Sellsy-Rechnung, wenn in Ihrem Vertriebsprozess das Angebot – und nicht allein der Deal – die endgültige kaufmännische Zusage darstellt.
Erstellen Sie Sellsy-Kostenvoranschläge aus HubSpot-Deals, wenn das formelle Kundenangebot in Sellsy vorbereitet oder verwaltet werden soll, während der Deal weiterhin im CRM gesteuert wird.
Übernehmen Sie ausgewählte HubSpot-Deals als Sellsy-Opportunities, wenn Account Management, Reporting oder ein Übergang zwischen Vertriebssystemen die Pipeline auch in Sellsy sichtbar machen soll.
Aktualisieren Sie passende Sellsy-Kundendatensätze anhand der Unternehmens- und Adressinformationen aus HubSpot, damit Finanzteam auf den Kundendaten aufbaut, die Ihr Unternehmen bereits im CRM pflegt.
Überführen Sie Deals mit wiederkehrendem Umsatz in Sellsy-Abonnements, damit Kunden, Produkte und vereinbarte Konditionen aus HubSpot in die wiederkehrende Abrechnung des Backoffice einfließen.
Übertragen Sie Rechnungsinformationen aus Sellsy zurück zum passenden HubSpot-Deal – einschließlich eines direkten Links zum Dokument und, wenn sinnvoll, einer Änderung der Deal-Phase entsprechend dem Rechnungsfortschritt.
So funktioniert es
Diese Integration folgt nicht einer starren Regel nach dem Muster „CRM-Datensatz wird Rechnung“. Die Übergabe kann an dem kaufmännischen Ereignis ansetzen, das Ihr Unternehmen tatsächlich nutzt.
Unternehmen, Kontakte, Deals, Angebote und Positionen bleiben Teil des CRM-Workflows, in dem Ihr Vertrieb qualifiziert, verhandelt und abschließt.
Ein Deal oder ein freigegebenes Angebot kann den Sellsy-Datensatz auslösen, den Ihr Prozess benötigt – Rechnung, Kostenvoranschlag, Opportunity oder wiederkehrendes Abonnement.
Finanzteam und Operations können mit dem in Sellsy angelegten Kunden- und Geschäftsdokument weiterarbeiten, ohne Informationen neu aufzubauen, die der Vertrieb bereits erfasst hat.
Wenn sich die Rechnungsaktivität in Sellsy ändert, kann der HubSpot-Deal mit diesem Finanzdatensatz verbunden bleiben, sodass der Vertrieb nach der Übergabe nicht die Sicht auf den Vorgang verliert.
Operative Transparenz
Eine fehlende Rechnung, eine doppelte Opportunity oder veraltete Kundendaten führen schnell zu Unsicherheit zwischen Vertrieb und Finanzteam. Synchron macht die Integrationsaktivität sichtbar, damit Teams nachvollziehen können, welcher Datensatz übertragen, was in Sellsy angelegt und wo eine Ausnahme entstanden ist.
Verfolgen Sie die Übergabe vom ursprünglichen HubSpot-Deal, -Angebot oder Kundendatensatz bis zum kaufmännischen oder abrechnungsbezogenen Datensatz, der in Sellsy angelegt wurde.
Wenn Sellsy-Referenzen oder Rechnungsfortschritt zurück nach HubSpot übertragen werden, bleibt auch diese Rückrichtung Teil derselben operativen Sicht.
Fehlen Kunden-, Kontakt-, Produkt- oder Geschäftsdaten, kann Ihr Team die Ursache gezielt prüfen, bevor der Datensatz – sofern unterstützt – erneut verarbeitet wird.
Warum Synchron.io
HubSpot und Sellsy können für unterschiedliche Teams jeweils das richtige Werkzeug sein. Synchron verbindet den kaufmännischen Prozess dazwischen, sodass der Vertrieb im CRM bleibt und Finanzteam die Kontrolle über Rechnungen und Backoffice-Datensätze behält.
Unternehmen, Kontakte, Deals und Angebote bleiben im CRM, ohne dass erfolgreiche Verkäufe anschließend manuell in Sellsy neu aufgebaut werden müssen.
Überführen Sie die CRM-Übergabe in die Rechnung, den Kostenvoranschlag, die Opportunity oder das Abonnement, die das nachgelagerte Team tatsächlich benötigt.
Nutzen Sie dieselbe Integrationsgrundlage für einmalige Rechnungen, angebotsbasierte Abrechnung, formelle Kostenvoranschläge, Opportunity-Transparenz und wiederkehrende Abonnements.
Nutzen Sie HubSpot-Kundendaten für konsistente Sellsy-Datensätze, statt CRM- und Abrechnungsinformationen unabhängig voneinander auseinanderlaufen zu lassen.
Bringen Sie wichtigen Rechnungskontext zurück nach HubSpot, damit der Vertrieb den Kunden auch nach der Übergabe an Finanzteam weiter begleiten kann.
Für manche Teams reicht ein gewonnener Deal, um die Rechnungsstellung zu starten. Für andere ist erst das unterzeichnete oder freigegebene Angebot der entscheidende Punkt. Synchron unterstützt beide Modelle, damit die Automatisierung Ihrer internen Freigabelogik folgt.
Nutzen Sie den HubSpot-Deal als Quelle, wenn seine Phase eine verbindliche kaufmännische Zusage darstellt und Finanzteam die Sellsy-Rechnung erstellen kann.
Nutzen Sie das HubSpot-Angebot, wenn das endgültig freigegebene Angebot für Kunde, Positionen und vereinbarte Konditionen die maßgebliche Grundlage der Rechnungsstellung ist.
Die Erstellung einer Sellsy-Rechnung muss interne Kontrollen nicht umgehen. Das Dokument kann weiterhin dem Validierungs- und Freigabeprozess folgen, den Ihr Finanzteam verwendet.
Sellsy-IDs oder Dokumentlinks können bei Bedarf in HubSpot hinterlegt werden, damit CRM-Benutzer den aus dem Verkauf entstandenen Backoffice-Datensatz direkt finden.
Nicht jede Übergabe muss eine Rechnung erzeugen. Dasselbe CRM kann unterschiedliche Sellsy-Prozesse versorgen – abhängig davon, warum der Datensatz dort benötigt wird und welches Team anschließend übernimmt.
Erstellen Sie einen Kostenvoranschlag, wenn das formelle Kundenangebot nach der Vorbereitung des Deals in HubSpot in Sellsy erstellt oder weiterbearbeitet werden soll.
Erstellen Sie Sellsy-Opportunities, wenn Account-Management- oder Reporting-Teams CRM-basierte Pipeline-Aktivitäten auch in ihrer eigenen kaufmännischen Arbeitsumgebung benötigen.
Nutzen Sie bei SaaS, Dienstleistungen oder anderen wiederkehrenden Umsätzen Kunden- und Positionsdaten aus HubSpot, um das Abonnement vorzubereiten, das Sellsy anschließend verwaltet.
Rechnungen und Abonnements sind nur so zuverlässig wie die Kundendaten dahinter. Wenn Ihr Vertrieb Unternehmens- und Adressinformationen in HubSpot pflegt, kann Synchron den passenden Sellsy-Kundendatensatz vor der Dokumenterstellung aktuell halten.
Ordnen Sie HubSpot-Unternehmen und -Kontakte dem passenden Sellsy-Kunden zu, statt Finanzteam eine zweite, unabhängige Kundenversion anlegen zu lassen.
Änderungen an Unternehmens- und Adressdaten in HubSpot können Sellsy aktualisieren, damit Finanzteam mit den aktuelleren Kundendaten arbeitet.
Geben Sie Vertrieb und Finanzteam eine gemeinsame Kundenidentität, statt in beiden Systemen langsam unterschiedliche Namen, Adressen und Referenzen entstehen zu lassen.
Eine Übergabe sollte kein blinder Fleck werden. Sellsy kann das System bleiben, in dem Finanzteam die Rechnung bearbeitet, während HubSpot weiterhin zeigt, wie weit die Abrechnung fortgeschritten ist und wo das zugehörige Dokument liegt.
Halten Sie eine direkte Verbindung vom HubSpot-Deal zur Sellsy-Rechnung, damit Account-Verantwortliche Kundenfragen beantworten können, ohne zuerst das Abrechnungssystem durchsuchen zu müssen.
Wenn es zu Ihrem Vertriebsprozess passt, kann Rechnungsaktivität in Sellsy den zugehörigen HubSpot-Deal in die Deal-Phase verschieben, die den jeweiligen Abrechnungsmeilenstein abbildet.
Der Vertrieb kann den Rechnungsfortschritt in HubSpot sehen, ohne das CRM zum Rechnungssystem zu machen oder Finanzteam die Kontrolle über das Dokument zu entziehen.
Fragen und Antworten
Diese Fragen sind besonders wichtig, wenn HubSpot das CRM bleiben soll und Sellsy die nachgelagerten kaufmännischen und abrechnungsbezogenen Datensätze übernimmt.
Hat Ihr Umsatzprozess einen anderen Übergabepunkt?
Beschreiben Sie uns, welches Ereignis in Ihrem Unternehmen die eigentliche Übergabe auslöst – etwa eine Deal-Phase, ein freigegebenes Angebot oder ein wiederkehrender Vertrag – und welchen Datensatz Sellsy anschließend übernehmen soll. Wir können die Integration darauf abstimmen.
Ja. Geeignete HubSpot-Deals können anhand der zugehörigen Unternehmens-, Kontakt- und Positionsdaten in Sellsy-Rechnungen überführt werden, sodass Finanzteam den Verkauf nicht manuell neu anlegen muss.
Ja. Wenn das freigegebene Angebot in Ihrem Prozess der Abrechnungsauslöser ist, kann Synchron das Angebot zusammen mit Kunden- und Positionskontext zur Erstellung der Sellsy-Rechnung verwenden.
Ja. Ein HubSpot-Deal kann einen Sellsy-Kostenvoranschlag erzeugen, wenn das formelle Kundenangebot in Sellsy vorbereitet oder verwaltet werden soll, anstatt direkt eine Rechnung zu erstellen.
Ja. Ausgewählte HubSpot-Deals können Sellsy-Opportunities erstellen, wenn Account Management, Reporting oder ein Übergang zwischen kaufmännischen Systemen die Pipeline auch dort sichtbar machen soll.
Ja. Unternehmens- und Adressinformationen aus HubSpot können den passenden Sellsy-Kundendatensatz aktualisieren, wenn HubSpot die Kundendatenquelle ist, der Finanzteam folgen soll.
Ja. Bei wiederkehrenden Umsätzen kann die Integration zugehörige Kunden-, Kontakt- und Positionsdaten verwenden, um das Sellsy-Abonnement für den späteren Abrechnungsplan anzulegen.
Ja. Sellsy-Rechnungsereignisse können den Rechnungslink am passenden HubSpot-Deal hinterlegen und den Deal – wenn es Ihr Prozess vorsieht – in eine Deal-Phase verschieben, die den Abrechnungsfortschritt widerspiegelt.
Nein. Die Rechnungserstellung kann bewusst in einen Finanzprüfungsprozess eingebettet werden, statt jedes Dokument automatisch abzuschließen. Der Automatisierungsgrad sollte zu Ihren internen Kontrollen passen.
Nein, nicht als laufende Zwei-Wege-Synchronisierung. Der dokumentierte Angebot-zu-Rechnung-Workflow erstellt den Sellsy-Abrechnungsdatensatz aus einem geeigneten HubSpot-Angebot. Änderungen nach der Erstellung sollten separat im Finanzprozess geregelt werden.
Synchron macht die Umsatzübergabe über CRM-Datensätze, Sellsy-Dokumente und Rückmeldungen zur Rechnung nachvollziehbar. So hat Ihr Team einen konkreten Verlauf, wenn ein kaufmännischer Datensatz nicht wie erwartet ankommt.
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Entdecken Sie weitere Möglichkeiten, Marketplaces, E-Commerce-Plattformen und Geschäftssysteme mit Synchron zu verbinden.
Bündeln Sie Ihre Workflows
Beschreiben Sie uns, welcher Schritt in Ihrem Unternehmen die tatsächliche Übergabe vom Vertrieb an Finanzteam markiert und welcher Sellsy-Datensatz danach entstehen soll. Wir können die Integration auf Rechnungen, Angebote, Opportunities, Kundendaten und wiederkehrende Abrechnung abstimmen.
